7 automatiseringen die elke mkb’er vandaag nog kan invoeren

De 7 meest winstgevende automatiseringskansen in het mkb

Onderstaande processen komen in bijna ieder mkb-bedrijf voor. Het zijn typische voorbeelden van terugkerende, voorspelbare werkzaamheden waar automatisering direct loont. Grote kans dat ook jouw onderneming hier baat bij heeft. Welke van deze kansen spreekt jou het meeste aan?

1. Facturen inboeken? Dat doet je software voortaan voor je

Iedere mkb’er kent het wel: de stapel inkoopfacturen die steeds groter wordt op je bureau of in een inbox. Er gaan uren zitten in het handmatig openen, controleren en overtypen van factuurgegevens in de boekhouding. Zo ontstaat er een steeds groter risico op typfoutjes, vergeten facturen en een hoop verloren tijd. Een kantoorbeheerder die bijvoorbeeld elke week op vrijdagmiddag facturen inboekt, is daar al gauw meerdere uren mee zoet. Tijd die productiever besteed had kunnen worden.

Gelukkig kun je dit saaie monnikenwerk automatiseren. Moderne boekhoudsoftware (denk aan pakketten als Exact, e-Boekhouden of Moneybird) biedt vaak functies om inkomende facturen automatisch in te lezen en te verwerken. Heb je leveranciers die hun facturen als PDF mailen? Dan kun je die mails laten doorsturen naar een digitaal boekhoudinbox, waar de software de factuur herkent, de bedragen en BTW uitleest en alvast een boekingsvoorstel maakt. OCR-scanning (tekstherkenning) zet papieren facturen om in digitale data. Je hoeft daardoor niet alles meer handmatig over te typen, maar hooguit alleen nog te controleren en op ‘boek’ te klikken.

De voordelen zijn enorm: je bespaart niet alleen tijd, maar voorkomt ook menselijke fouten in de administratie. Een verkeerd ingevoerd bedrag of een gemiste factuur kan je duur komen te staan. Automatisering zorgt ervoor dat elke inkomende rekening op tijd en correct wordt verwerkt. Bovendien houd je realtime inzicht in je kosten en zo voorkom je achterstanden waarbij facturen pas weken later in de cijfers opduiken.

En laten we eerlijk zijn, niemand wordt ondernemer om bonnen te boeken. Door dit proces te automatiseren, zet je je boekhouding min of meer op autopilot en kun je je focussen op leukere zaken, zoals je klanten en je product.

2. Offertes die zichzelf verkopen

Veel mkb-bedrijven maken nog offertes in Word of Excel. Het kost vaak meer tijd dan je denkt: prijzen bij elkaar zoeken, een nette layout maken, PDF’je exporteren, mailtje typen… En daarna? Dan blijft het stil. In de hectiek vergeet je misschien na te bellen of een reminder te sturen. Gemiste kans! Een offerte die lang op zich laat wachten of niet wordt opgevolgd, maakt minder kans om een opdracht te worden. Stel je voor dat een potentiële klant twee weken niks hoort, die klopt intussen misschien bij een concurrent aan.

Automatisering blaast je offerteproces nieuw leven in. Met offertesoftware of een goed CRM-systeem kun je offertes veel sneller opmaken en automatisch opvolgen. Zo vul je één keer de gegevens in (of haalt het systeem ze rechtstreeks uit je CRM) en kies je uit vooraf opgemaakte sjablonen in je huisstijl. Denk aan tools speciaal voor mkb, zoals Teamleader of Gripp, waar je met een paar klikken een professionele offerte genereert. Geen gedoe meer met opmaak; alle belangrijke onderdelen staan er standaard in, van inleidende tekst tot prijsberekening. Dat bespaart je niet alleen tijd, maar maakt elke offerte ook consistenter en verzorgder.

Maar het grootste verschil merk je na het versturen. Automatisering zorgt ervoor dat je offertes niet meer in de vergetelheid raken. Je kunt bijvoorbeeld een notificatie instellen zodat je weet wanneer de klant de offerte heeft bekeken. Dit soort automatische opvolging houdt jouw bedrijf top-of-mind bij de potentiële klant, zonder dat jij er achteraan hoeft te bellen.

Veel mkb’ers die hun offerteproces hebben gestroomlijnd merken dat ze meer opdrachten binnenhalen: offertes gaan sneller de deur uit en worden actief opgevolgd. Dat geeft een professionele indruk en vergroot de kans dat de klant ‘ja’ zegt. Met een kleine investering in offertesoftware verandert offertes maken van een tijdrovende klus in een geolied proces dat daadwerkelijk sales oplevert.

3. Altijd op tijd in de inbox

Hoe vaak gebeurt het niet dat een lead interesse toont of een klant een vraag stelt, en dat een follow-up per e-mail blijft liggen omdat je het druk hebt? In een mkb waar iedereen meerdere petten opheeft, is e-mailopvolging soms een sluitpost. Een potentiële klant op je site verwacht misschien binnen een dag iets te horen, maar krijgt pas na een week een reactie, of helemaal niks. Oeps! Dergelijke vertragingen kosten je klanten en omzet.

Met simpele e-mailautomatisering zorg je dat niemand meer tussen wal en schip valt. Gebruik bijvoorbeeld een CRM of e-mailmarketingtool om automatische follow-ups in te stellen. Stel: iemand downloadt een brochure of vraagt een offerte aan via je website. Je kunt direct een gepersonaliseerde e-mail laten sturen met meer informatie, terwijl jij nog niet eens van de aanvraag op de hoogte was. “Bedankt voor je interesse, we nemen binnen één werkdag contact op”, bijvoorbeeld. De lead krijgt meteen bevestiging dat jullie hem of haar serieus nemen.

Ook voor bestaande klanten is opvolging cruciaal. Denk aan een klant die iets gekocht heeft: met automatisering stuur je hen een paar weken later een mailtje om te vragen of alles naar wens is, of om aanvullende diensten aan te bieden. Of stel triggers in (bijvoorbeeld als een klant 6 maanden niets heeft afgenomen) om een heractivatie-mail te sturen met een aanbieding.

Al deze acties kun je vooraf uitdenken en inrichten, zodat ze op het juiste moment vanzelf plaatsvinden. Je kunt bovendien verschillende scenario’s personaliseren: een warme lead krijgt andere opvolgmails dan iemand die al klant is. Moderne tools maken dit heel toegankelijk voor mkb’ers.

Het resultaat is dat je sneller reageert dan ooit, vaak binnen enkele minuten of uren. Leads voelen zich gehoord en klanten krijgen de aandacht die ze verdienen, zonder dat jij handmatig overal achteraan hoeft. En doordat routine-mails automatisch gaan, houd jij tijd over voor het écht persoonlijke contact.

Automatiseren betekent dus niet dat alles onpersoonlijk wordt; integendeel, het zorgt ervoor dat je op het juiste moment een passende boodschap stuurt. Zo bouw je vertrouwen en relaties op, terwijl de techniek het repetitieve werk doet. Kortom, e-mailopvolging automatiseren betekent altijd op tijd zijn en nooit meer een kans laten liggen.

5. Nooit meer zoeken naar een gaatje

Het plannen van afspraken (met klanten of intern in het team) kan onverwacht veel tijd opslokken. Hoeveel mails of telefoontjes kost het soms om een geschikt moment te prikken? En hoe vaak is iemand weleens een afspraak vergeten of dubbel geboekt? In een druk mkb kan zo’n foutje er snel insluipen. Een klant die voor een dichte deur staat omdat de afspraak niet goed genoteerd was, of een belangrijke meeting die niemand zich herinnert. Het leidt tot frustratie en een onprofessionele indruk.

Gelukkig kun je met eenvoudige hulpmiddelen je agenda automatisch organiseren. Een voorbeeld is het gebruik van een online afsprakenplanner. Tools als Calendly, Microsoft Bookings of SimplyMeet laten klanten zelf een tijdslot kiezen uit jouw beschikbare uren. Dat scheelt eindeloos heen-en-weer mailen. De afspraak komt direct in je agenda te staan, voorzien van alle details.

Bovendien kun je automatische afspraakbevestigingen en herinneringen instellen per e-mail of SMS. Denk aan een bericht één dag van tevoren: “Je afspraak van morgen staat om 15:00 uur. We kijken ernaar uit je te zien!” Dit soort reminders zorgt ervoor dat klanten de afspraak niet vergeten. Zeker voor bijvoorbeeld kappers, coaches, garages of andere dienstverleners kan elke no-show directe omzetdaling betekenen. Automatische herinneringen beperken dat risico.

Ook intern is planning te automatiseren. Gebruik een gedeelde kalender of projectmanagementtool waarin je terugkerende taken en deadlines vast inplant met automatische notificaties. Medewerkers krijgen dan vanzelf een seintje wanneer bijvoorbeeld een rapportage moet worden opgeleverd of een vergadering start. Een ander voorbeeld is automatische roosterplanning. Voor teamleiders die dienstroosters maken kan software veel uitzoekwerk automatiseren (denk aan verlofaanvragen bijhouden, eerlijke roosterverdelingen genereren, et cetera).

Door dit alles wordt plannen iets waar je geen omkijken meer naar hebt, en dat zorgt voor minder chaos en stress. Je voorkomt dubbele afspraken omdat systemen conflicten checken. Je hoeft niet meer handmatig iedereen achterna te zitten voor een afspraakbevestiging.

En klanten waarderen het, ze ervaren je dienstverlening als professioneel en accuraat (“Oh, wat fijn die herinnering, dat zie je niet bij iedereen”). Kortom, je agenda wordt een zelforganiserend geheel. Jij en je team kunnen vertrouwen op het systeem en richten je aandacht op de afspraak zelf, in plaats van op het plannen ervan. Afspraken en planning automatiseren betekent dat je altijd overzicht houdt, altijd op tijd bent en nooit meer dat knagende gevoel hebt dat je iets of iemand over het hoofd hebt gezien.

6. Laat je cijfers voor zichzelf spreken

Beslissingen nemen in je bedrijf doe je het liefst op basis van actuele cijfers. Maar in veel mkb’s is het opstellen van interne rapportages een maandelijkse worsteling. Stel je voor: aan het eind van de maand exporteert iemand data uit allerlei systemen, voert handmatig correcties door in Excel, plakt grafieken… Voor je het weet ben je een halve dag (of meer) verder om een simpel overzicht van de verkoopcijfers of kosten te maken.

Bovendien sluipen er gemakkelijk foutjes in zo’n handmatige rapportage; één verkeerde formuletoepassing en de conclusie klopt niet. Geen wonder dat managementrapportages soms pas weken na de maandafsluiting beschikbaar zijn. Tegen die tijd is de informatie minder bruikbaar en de kans om tijdig bij te sturen gemist.

Met automatisering is dit compleet anders. Door rapportages te automatiseren krijg je met één druk op de knop inzicht, zonder handmatig gepruts. Veel moderne boekhoud- en CRM-pakketten hebben dashboards die real-time cijfers tonen. Maar zelfs als je met Excel werkt, kun je met koppelingen of macro’s veel processen versnellen. Denk bijvoorbeeld aan Power BI of Google Data Studio waarmee je verschillende databronnen (verkoop, kosten, website-statistieken) laat samenkomen in een live dashboard. In plaats van elke maand cijfers over te typen, updatet het dashboard zich automatisch.

De winst is duidelijk: je beslissingsinformatie is sneller en accurater. In plaats van achteraf te constateren hoe de maand gegaan is, zie je bijna realtime waar je staat en kan je meteen bijsturen als iets uit de pas loopt. Dat geeft rust én controle.

Bovendien levert het automatiseren van rapportages vaak verrassende inzichten op. Omdat het opstellen geen tijd meer kost, kun je makkelijker verschillende scenario’s of KPI’s monitoren die je vroeger misschien liet liggen vanwege het extra werk. En vergeet niet de tijdsbesparing voor je personeel: zij hoeven ook geen avondjes meer te ploeteren om rapportages op te stellen, maar kunnen die tijd nu gebruiken om resultaten te interpreteren en verbeteren. Zo wordt het maken van rapportages een waardevolle, snelle routine die jouw bedrijf elke maand scherper houdt.