Inhoudsopgave
Confectie of maatwerk: Welke past bij jouw bedrijf?
Standaardsoftware (ook wel off-the-shelf of pakketsoftware) is een kant-en-klaar product dat voor een brede markt is ontwikkeld. Het is een one-size-fits-all oplossing die voor zoveel mogelijk bedrijven bruikbaar is. Je koopt of huurt een licentie en kunt vaak direct aan de slag, want het pakket is al af. Denk aan bekende ERP-systemen, CRM-software of SaaS-tools waarbij je per gebruiker een abonnement afsluit. Zo’n standaardpakket biedt veel functionaliteiten die algemeen nuttig zijn, maar het pakket is niet specifiek afgestemd op jouw bedrijfsprocessen. Vaak moet jij je processen nét iets aanpassen aan het pakket, omdat de software nu eenmaal gemaakt is voor de gemiddelde gebruiker.
Maatwerk software daarentegen wordt specifiek voor jouw organisatie ontwikkeld. Het is alsof je een maatpak laat maken: de software sluit perfect aan op de wensen, workflows en eisen van jouw bedrijf. Alles wat gebouwd wordt, is relevant voor jou. Omdat maatwerk speciaal voor jou is gemaakt, heb je ook de volledige controle over hoe het eruitziet en werkt. Het resultaat is een oplossing die naadloos past bij je huidige manier van werken, in plaats van dat jij je moet aanpassen aan de software. Bovendien betaal je bij maatwerk geen licentiekosten per gebruiker, omdat de software jouw eigendom is. Je investeert in een asset dat waarde vertegenwoordigt op de balans, in plaats van doorlopend huur te betalen aan een leverancier.
Een standaardpakket kan in eerste instantie goedkoper lijken en is meteen beschikbaar. Maatwerk vergt een eenmalige investering en tijd om te ontwikkelen. Het belangrijkste verschil zit ’m echter in de lange termijn. Een standaardoplossing die niet ideaal past, brengt vaak verborgen kosten met zich mee, terwijl een goed ingerichte maatwerkoplossing jarenlang meegaat en zich kan terugverdienen. In de volgende secties duiken we in die verborgen kosten van standaardsoftware en wanneer maatwerk juist voordeliger uitpakt.
Goedkoop pakket, dure bijsluiter
Standaardsoftware lijkt vaak een voordelige keuze, maar kan in de praktijk flink in de papieren lopen. Vooral op de lange termijn komen er kosten en nadelen aan het licht die je bij de start niet altijd voorziet. Let dus altijd op de volgende punten, want als je niet alert bent, kan een ogenschijnlijk goedkope standaardoplossing toch duur ineens uitvallen.
De sluipende meter: Licenties per gebruiker
Veel standaardsoftware werkt met licentiekosten per gebruiker, per maand of jaar. Dat lijkt misschien behapbaar bij een handvol gebruikers, maar reken maar uit wat het betekent voor bijvoorbeeld 50 of 100 gebruikers. Die kosten stapelen zich elk jaar opnieuw op. Bovendien verhogen leveranciers hun tarieven regelmatig, of moet je duurdere abonnementen nemen naarmate je groei doormaakt.
Bij maatwerksoftware heb je dit terugkerende licentieprijskaartje niet, je betaalt geen kosten per extra gebruiker. Dat is een voordeel dat bij aanschaf van standaardsoftware vaak over het hoofd wordt gezien. Die licentiekosten van standaardpakketten zijn doorgaans maandelijkse kosten, waardoor je over een periode van enkele jaren al snel net zoveel kwijt bent als de investering voor een maatwerkproject. Het omslagpunt waarbij “eigen” software goedkoper wordt, wordt hierdoor vaak eerder bereikt dan je denkt.
En vergeet niet: bij standaardsoftware betaal je eigenlijk voor iets dat nooit 100% van jou wordt (het blijft eigendom van de leverancier), terwijl je bij maatwerk een eigen oplossing bezit.
Knutselwerk kost tijd
Omdat een standaardpakket nooit precies op maat is, loop je tegen functionaliteitsgrenzen aan. Je team gaat dan workarounds verzinnen: extra Excel-lijstjes bijhouden, handmatig gegevens overtypen van het ene systeem naar het andere of creatieve trucjes uithalen om het pakket toch te laten doen wat je wilt. Dat geknutsel kost tijd en energie. Werknemers verliezen productiviteit doordat ze omwegen moeten nemen voor iets dat met maatwerksoftware direct en automatisch zou gaan.
Stel, een standaard CRM biedt niet de mogelijkheid om een bepaald klantproces te registreren. Je medewerkers gaan dit dan buiten het systeem om oplossen, misschien wel met papieren formulieren of losse tools. Dat zorgt niet alleen voor inefficiëntie, maar het vergroot ook de kans op fouten. Uiteindelijk betaal je de prijs in de vorm van uren verspild werk, frustratie bij je team en zelfs misgelopen kansen omdat processen niet optimaal verlopen. Deze verborgen inefficiëntiekosten drukken misschien niet als een factuur op de boekhouding, maar ze zijn wel degelijk reëel.
Software die niet luistert, werkt niet
Een standaardoplossing moet voor zoveel mogelijk klanten werken, maar dat betekent vaak dat de integratiemogelijkheden beperkt zijn. Misschien heeft het pakket een koppeling met Outlook of een paar grote platforms, maar wat als jij een minder gangbaar systeem gebruikt dat je eraan wilt knopen? Of je wilt de software laten praten met je eigen interne systeem? Veel standaardsoftware laat dat niet toe, of alleen via dure extra modules en maatwerk van de leverancier. Sommige SaaS-tools hebben gesloten API’s of staan integraties van derden nauwelijks toe. Hierdoor krijg je gegevens niet automatisch van A naar B en moet je handmatig gaan importeren en exporteren, of je investeert in aparte koppeling-software.
Beide opties kosten tijd en geld. In feite koop je dan software die niet lekker samenwerkt met de rest van je IT-landschap, waardoor jij extra moeite moet doen om alles aan elkaar te knopen. Die uitdagingen leiden vaak tot onvoorziene extra uitgaven, bijvoorbeeld voor aanvullende tools of ontwikkelkosten om alsnog koppelingen te bouwen. Een duur grapje dus, dat bij software op maat voorkomen kan worden doordat integraties vanaf het eerste moment ingebouwd worden.
Vastgeketend aan de leverancier
Wanneer je kiest voor een standaardpakket, kies je automatisch voor afhankelijkheid van de leverancier. Je bent gebonden aan hun voorwaarden, planning en support. Als de leverancier besluit bepaalde functionaliteit te wijzigen of te stoppen met de software, heb jij je daar in veel gevallen maar naar te schikken. In het ergste geval moet je halsoverkop op zoek naar een nieuw pakket (met alle migratiekosten van dien) omdat je leverancier ermee stopt.
Ook prijsverhogingen of veranderende licentievoorwaarden heb je niet in de hand. Je zit in een zogenaamde vendor lock-in. Daarnaast ben je vaak afhankelijk van gecertificeerde consultants van de leverancier voor ondersteuning of aanpassingen, en die kunnen flink in rekening lopen per uur. Dit alles maakt dat je met een standaardoplossing minder baas bent over je eigen IT.
Bij maatwerk ben je daarentegen onafhankelijk: jij bepaalt wat er met de software gebeurt en je kunt zelf kiezen met welke ontwikkelpartij je werkt. Doordat maatwerksoftware gebouwd kan worden met gangbare technologieën (zoals .NET, Java, PHP, etc.), ben je niet beperkt tot één specifieke leverancier of ontwikkelaar. Je voorkomt zo een vendor lock-in en kunt zelfs meerdere partijen tegen elkaar laten opbieden als je iets doorontwikkeld wilt hebben. Die vrijheid kan je op termijn veel geld schelen en geeft een gerust gevoel.
De onverwachte kosten die je voor kunt zijn
Naast de duidelijke kosten sluipen er allerlei verborgen kosten in een standaardoplossing. Denk aan training van je personeel om met het pakket te leren werken. Zeker als de software niet intuïtief aansluit bij jullie processen, zijn er extra trainingen of support nodig. Ook upgradekosten kunnen onverwacht opduiken: veel leveranciers brengen nieuwe versies uit waar je op termijn bijna toe verplicht bent (omdat de oude versie niet meer ondersteund wordt), en zo’n upgrade kan gepaard gaan met extra licentiekosten of migratiewerk.
Aanpassingen aan het pakket, hoe beperkt de mogelijkheden ook zijn, worden vaak tegen betaling uitgevoerd door de leverancier. Daarnaast betaal je soms voor features die je eigenlijk niet gebruikt (maar die wel deel uitmaken van het pakket of van een duurder abonnement). Bij standaardsoftware zie je bovendien vaak aanvullende modules of add-ons die op het eerste gezicht niet nodig lijken, maar gaandeweg toch essentieel blijken. En uiteraard kun je die opties altijd uitbreiden tegen een aanvullende vergoeding.
Tel al deze zaken bij elkaar op en je totale kostenplaatje ligt een stuk hoger dan alleen de jaarlijkse licentiefactuur. Geen wonder dat ervaren IT-managers altijd kijken naar de Total Cost of Ownership (TCO) in plaats van alleen de aanschafprijs. Een standaardpakket dat goedkoop lijkt, kan over een periode van 5 jaar gezien duurder zijn dan een slimme maatwerkoplossing. Neem bijvoorbeeld jaarlijks terugkerende licenties, supportcontracten, mogelijke downtime bij verplichte updates en de eerdergenoemde inefficiënties. Samen vormen ze een flink bedrag. Focus niet blind op de korte termijn kosten; een licentieovereenkomst kan jaar na jaar veel geld kosten bovenop implementatie en wijzigingen, terwijl een goede maatwerkoplossing een eenmalige investering is die direct aansluit bij je behoeften.
Kortom, standaardsoftware kan zeker van pas komen, maar het is geen garantie voor lage kosten op de lange termijn. Met name als zo’n pakket niet perfect past, ga je linksom of rechtsom betalen om de vierkante puzzelstukjes rond te krijgen in jouw organisatie. Dan is “goedkoop” al snel duurkoop.
Wanneer maatwerk wel voordeliger is
Betekent dit dat maatwerksoftware altijd beter is? Dat hangt af van je situatie. Maar er zijn duidelijke scenario’s waarin een maatwerkoplossing op termijn voordeliger (en verstandiger) uitpakt dan een standaardpakket. Hieronder vier situaties waarin je maatwerk serieus zou moeten overwegen, juist met het oog op de kosten en baten.
Een uniek proces? Dan geen standaardoplossing
Als jouw bedrijf iets op een eigen manier doet die je onderscheidt van de concurrent, wil je dat ondersteunen met software die daar naadloos bij aansluit. Standaardsoftware dwingt vaak een generieke werkwijze af. Heb je unieke processen, dan moet je die óf aanpassen aan het pakket (waardoor je je unieke werkwijze verliest), óf het pakket drastisch laten aanpassen (wat duur en soms onmogelijk is). In zo’n geval kan maatwerk al snel beter renderen: je krijgt software die precies jouw unieke proces ondersteunt, waardoor je efficiënter kunt werken dan de rest.
Bovendien behoud je je concurrentievoordeel. Jouw concurrent kan immers niet zomaar dezelfde software aanschaffen als jij, in tegenstelling tot een standaardpakket dat voor iedereen beschikbaar is. Dit speelt vooral als je bedrijfsprocessen echt je geheime recept zijn. Denk aan een logistiek bedrijf met een eigen optimalisatie-algoritme of een servicebedrijf met een heel specifieke klantbenadering. Maatwerksoftware kan die unieke kracht verankeren en uitbouwen. In zo’n situatie is de waarde die je uit maatwerk haalt vaak veel groter dan het kostenverschil, en levert het je per saldo winst op.
Jij zit aan het stuur
Sommige organisaties vinden het belangrijk om zelf aan het roer te staan van hun software. Misschien wil je zelf bepalen wanneer nieuwe features worden toegevoegd of wil je niet afhankelijk zijn van de roadmap van een externe leverancier. Met een standaardoplossing heb je beperkte inspraak; bij maatwerk geef jij de koers aan. Je bepaalt welke functies prioriteit krijgen, wanneer er updates komen en hoe de software zich ontwikkelt. Ook behoud je de controle over je data en integraties. Je hoeft niet te vrezen dat een leverancier ineens andere koppelingen forceert of jouw gegevens achter slot en grendel houdt.
Dit niveau van onafhankelijkheid kan financiële voordelen hebben: je kunt bijvoorbeeld klein beginnen en uitbreiden op het moment dat jij daar klaar voor bent, in plaats van meteen in een groot pakket te moeten investeren waarvan je de helft niet gebruikt. En mocht je niet tevreden zijn met je huidige softwarepartner, dan kun je overstappen naar een andere ontwikkelaar zonder je hele systeem te hoeven weggooien. De code is immers van jou. Die vrijheid en controle betekenen dat je software jarenlang mee kan groeien op jouw voorwaarden. Zonder onverwachte kosten of ongewenste veranderingen van buitenaf.
Rust in de tent: Bouwen voor de lange termijn
Wanneer je behoefte hebt aan software met een set functies die redelijk stabiel is over de jaren, dan is maatwerk ideaal. Je investeert één keer goed in een systeem dat precies doet wat het moet doen, en vervolgens heb je er relatief weinig omkijken naar behalve regulier onderhoud. Omdat jouw kernprocessen niet constant veranderen, hoef je ook niet continu aanpassingen te doen. De software kan jaren meegaan zonder grote herbouw. Dit is een scenario waar maatwerksoftware schittert: de eenmalige ontwikkelkosten worden uitgesmeerd over een lange gebruiksperiode, waardoor de jaarlijkse kosten laag uitvallen.
Ter vergelijking: bij standaardsoftware betaal je misschien minder vooraf, maar je zit ieder jaar vast aan licenties en updates, ook als de functionaliteit al die tijd hetzelfde blijft. Goed ontworpen maatwerkoplossingen zullen zelden compleet vervangen hoeven te worden. Kortom, als je weet dat je functionaliteit niet elke zes maanden omgegooid hoeft te worden, is maatwerk op de lange termijn vaak de meest kostenefficiënte keuze.
Slim rekenen loont
Misschien wel de belangrijkste reden om voor maatwerk te kiezen is als je als beslisser naar het complete plaatje kijkt. Total Cost of Ownership betekent dat je niet alleen de initiële prijs meerekent, maar alle kosten over de levensduur: licenties, onderhoud, updates, training, support, et cetera. En natuurlijk ook de opbrengsten of besparingen die de software oplevert. Als je zo’n berekening maakt, komt maatwerk vaak verrassend goed uit de bus. Ja, de eenmalige ontwikkelkosten liggen hoger dan de aankoopprijs van een standaardpakket. Maar daar staan lagere terugkerende kosten tegenover en hogere baten.
Een standaardpakket kan goedkoop lijken bij aanschaf, maar als je jaarlijks bijvoorbeeld 20% van de aanschafprijs aan onderhoud betaalt en daarnaast extra gebruikerslicenties en betaalde upgrades moet afrekenen, tikt dat over 5 jaar flink aan.
Door in TCO te denken, zie je dat maatwerksoftware in veel gevallen een investering is die zich binnen enkele jaren kan terugbetalen. Als je de volledige levenscyclus bekijkt, is maatwerk daarom zeker niet per definitie duurder, het kan juist goedkoper én waardevoller zijn.
Slim bouwen: Zo hou je maatwerk binnen budget
Maatwerksoftware kan een slimme investering zijn, mits je het goed organiseert. Een solide basis, slim hergebruik, een flexibele structuur, de juiste ontwikkelpartner en heldere inzichten in de opbrengst maken samen het verschil. Door deze aspecten scherp te regelen, blijft maatwerk betaalbaar, beheersbaar en toekomstbestendig.
-
Start met een lean MVP
Ga niet meteen voor de complete droomoplossing met alle toeters en bellen. Begin klein met een Minimum Viable Product (MVP): een eerste versie van het maatwerk die de kernfunctionaliteit bevat. Door klein te starten houd je de ontwikkelkosten laag en kun je sneller live gaan. Je test het water: werkt deze oplossing voor ons en levert het op wat we verwachten? Zo ja, dan kun je stapsgewijs uitbreiden. Zo nee, dan heb je niet in een gigantisch project geïnvesteerd en kun je bijsturen waar nodig.
Denk aan het bouwen van een huis: je begint ook niet met tien luxe extra’s voordat de fundering ligt. Bij software geldt hetzelfde: eerst de basis die waarde levert, daarna de handige extra functies. Deze aanpak voorkomt dat je geld steekt in functies die achteraf misschien niet nodig blijken. Bovendien genereert een MVP vaak snel feedback van gebruikers, waarmee je verdere ontwikkeling gerichter en kostenefficiënter kunt maken.
-
Gebruik bewezen frameworks en componenten
Maatwerk ontwikkelen betekent niet dat je alles van de grond af aan moet programmeren. Integendeel, slimme ontwikkelteams maken gebruik van bestaande bouwblokken. Er zijn talloze bewezen frameworks, libraries en open source componenten beschikbaar die je kunt inzetten. Waarom het wiel opnieuw uitvinden als iemand anders al een degelijke basis heeft gebouwd? Door bijvoorbeeld een bekend webframework te gebruiken, hoef je niet zelf de laagste niveaus van authenticatie, databaseconnectie of standaardfunctionaliteiten te bouwen. Die zijn al voor je opgelost en getest. Dit bespaart enorm veel tijd (en dus geld) en verhoogt de kwaliteit, omdat zo’n framework doorgaans door een grote community is ontwikkeld en veilig is.
-
Kies een modulaire opzet
Zorg dat de architectuur van je maatwerkoplossing modulair is. Met andere woorden, bouw de software op in losse onderdelen of modules die elkaar zo min mogelijk in de weg zitten. Het voordeel hiervan is tweeledig: ten eerste kun je functionaliteit gefaseerd uitrollen. Je kunt bijvoorbeeld beginnen met module A en B, en later module C toevoegen als de behoefte daar is (of als het budget het toelaat). Ten tweede maakt modulariteit het onderhoud en toekomstige aanpassingen goedkoper. Moet er iets veranderen of vernieuwd worden? Dan pas je één module aan, zonder dat je het hele systeem hoeft te verbouwen.
Een modulaire opzet lijkt misschien een technisch detail, maar het heeft hele concrete financiële voordelen op lange termijn. Je voorkomt een uit de kluiten gewassen project dat bij elke wijziging enorme kosten met zich meebrengt.
-
Werk met een partner die meedenkt over waarde
Kies zorgvuldig met wie je in zee gaat voor de ontwikkeling van maatwerksoftware. Je wilt een partner die niet simpelweg uren draait op jouw opdracht, maar actief meedenkt over de bedrijfswaarde van wat jullie bouwen. Een goede softwarepartner zal je uitdagen op je wensen. Zoek een partij met ervaring in jouw branche of type proces, die begrijpt wat belangrijk is. Een ontwikkelpartner die jouw taal spreekt en ook kritisch durft te zijn, helpt de focus te houden op waardecreatie in plaats van functielijsten afvinken. Uiteindelijk merk je dat terug in de kosten-baten: de investering gaat naar de juiste dingen.
-
Meet wat het je oplevert
“Meten is weten” geldt ook (of juist) bij softwareprojecten. Als je investeert in maatwerk, zorg er dan voor dat je achteraf (en gedurende het proces) meet wat het oplevert. Alleen dan kun je immers beoordelen of het voordeliger is dan de oude situatie of een alternatief. Stel KPI’s op: bijvoorbeeld tijdswinst per taak, vermindering van fouten, hogere omzet, betere klanttevredenheid, noem maar op. Monitor die na de ingebruikname van de software. Je zult zien dat goede maatwerksoftware tastbare resultaten geeft. Door dit te kwantificeren, kun je ook intern verantwoorden waarom de investering verstandig was. Bovendien leer je zo welke onderdelen van de software het meest waarde toevoegen, zodat je toekomstige uitbreidingen daar kunt doen. Vaak komen de voordelen van maatwerk snel aan het licht.
Wil je meer weten over hoe je KPI’s kunt meten en slim kunt inzetten? Lees dan ook onze blog over KPI’s meten: Jouw kompas naar succes.
En niet onbelangrijk: als je eenmaal meet wat het oplevert, kijk je bij nieuwe softwarevraagstukken automatisch weer naar de lange termijn en totale waarde. Daarmee doorbreek je de focus op enkel de initiële prijs en neem je structureel slimmere beslissingen.
De investering die je dubbel terugziet
Is maatwerksoftware duurder dan standaardsoftware? Na het lezen van dit blog ken je het antwoord: niet per se. Alles hangt af van hoe goed je het traject aanvliegt en welke eisen jouw situatie stelt. Standaardoplossingen lijken in eerste instantie goedkoop, maar kunnen door licenties, inefficiënties en beperkingen op de lange duur flink aantikken. Maatwerk vraagt om een investering, maar levert je een oplossing die perfect past, geen verborgen kosten per gebruiker heeft en zich vaak terugbetaalt in efficiënter werken en unieke voordelen.
Als je het slim aanpakt hoeft maatwerksoftware helemaal niet “duur” te zijn. Het is dan een investering die rendeert, in plaats van een kostenpost die kopzorgen met zich meebrengt.
Wil je aan de slag met maatwerksoftware, maar weet je niet waar te beginnen? Neem contact met ons op! We denken graag met je mee.
Remco Thijssen Back-end developer
Aanbevolen berichten
Thijn Lead developer
De kracht van API-integraties: Bouwstenen voor moderne webapplicaties
Thijn Lead developer
Zero Party en First Party Data: Wat is het en waarom is het belangrijk voor jouw datastrategie?
Bo AI specialist
