Automatisering meetbaar maken: Zo koppel je KPI’s aan resultaat

Waarom KPI’s onmisbaar zijn bij automatisering

Automatiseren zonder te meten is alsof je met oogkleppen op werkt. KPI’s (Key Performance Indicators) geven je de meetpunten die laten zien of een automatiseringsproject daadwerkelijk effect heeft. Stel, je investeert in software die handmatige taken overneemt. Zonder KPI’s tast je in het duister: je denkt dat het beter gaat, maar je weet het niet zeker. Door vooraf duidelijke KPI’s te definiëren, kun je straks hard maken of de automatisering bijvoorbeeld tijd heeft bespaard, kosten heeft verlaagd of de kwaliteit heeft verhoogd.

KPI’s zijn onmisbaar omdat ze het succes van automatisering concreet en objectief maken. Ze dwingen je om vooraf na te denken over wat je wilt bereiken. Bovendien helpen KPI’s om iedereen binnen het team op één lijn te krijgen. Wanneer je de cijfers laat zien (bijvoorbeeld dat de doorlooptijd van een proces met 30% is gedaald) krijg je makkelijker draagvlak voor verdere automatisering. Kortom, KPI’s maken van een onderbuikgevoel een onderbouwd verhaal. En in een mkb-omgeving waar elke investering moet renderen, is dat essentieel.

Tot slot zorgen KPI’s ervoor dat automatisering geen eenmalige truc blijft, maar onderdeel van een continu verbeterproces. Je ziet aan de hand van de indicatoren waar nog ruimte is voor optimalisatie. Automatisering is geen doel op zich; het is een middel om betere resultaten te behalen. KPI’s bewaken die belofte door constant inzicht te geven in rendement en prestaties.

Deze KPI’s geven grip op de impact van automatisering

De KPI’s die je aan automatisering koppelt, zijn nooit standaard. Ze hangen altijd af van het proces dat je automatiseert en het doel dat je ermee wilt bereiken. Automatiseer je een logistiek proces om de levertijd te verkorten? Dan meet je iets heel anders dan wanneer je bijvoorbeeld een marketingtaak automatiseert om meer leads te genereren.

Toch zijn er bepaalde categorieën KPI’s die vrijwel altijd relevant zijn wanneer je het effect van automatisering in kaart wilt brengen. Het zijn de meetpunten die in de praktijk het meest inzicht geven in of automatiseren daadwerkelijk loont in tijd, geld, kwaliteit of tevredenheid.

Deze categorieën vormen als het ware het fundament onder een goed meetplan. Ze helpen je om de impact van automatisering zichtbaar te maken op zowel operationeel als strategisch niveau. Binnen deze categorieën vind je vrijwel altijd een KPI die precies meet wat ertoe doet.

Meet je tijdwinst slim

Veel automatiseringsprojecten richten zich op sneller werken. Een relevante KPI is dan bijvoorbeeld de doorlooptijd van een taak of proces. Hoeveel tijd kostte het proces vóór automatisering, en hoeveel erna? Ook het aantal verwerkte items per uur kan een indicatie geven van efficiëntiewinst.

Als je merkt dat een taak door software nu in minuten gebeurt in plaats van uren, wil je dat verschil duidelijk kunnen kwantificeren.

Waar zit je automatiseringswinst?

Automatisering moet zich ook financieel uitbetalen. Denk aan KPI’s zoals operationele kosten per maand voor en na, of het uurloon dat je uitspaart. Een veelgebruikte indicator is de ROI (Return on Investment) van het project: hoeveel euro levert elke geïnvesteerde euro in automatisering op? Voor mkb’ers is dit cruciaal: je wilt weten of de investering zichzelf terugverdient, bijvoorbeeld door lagere loonkosten of hogere productie met hetzelfde personeel.

Zo meet je kwaliteit

De verwachting is dat een geautomatiseerd proces minder fouten maakt dan een handmatige aanpak. Daarom kun je KPI’s koppelen aan de kwaliteit van output, bijvoorbeeld het aantal fouten of terugboekingen per week. Als een chatbot klantvragen afhandelt, kun je kijken naar het percentage correct opgeloste vragen.

Of als je productie automatiseert, meet je het aantal defecte producten vóór en na een bepaald tijdsbestek. Minder fouten betekent meestal dat je klanten tevreden zijn en dat je minder herstelwerk uit hoeft te voeren. En dat is een duidelijk winstpunt dat je met cijfers wilt aantonen.

Capaciteit omhoog? Zet je KPI’s aan het werk

Automatisering kan de productiviteit verhogen. Hier kun je kijken naar KPI’s als aantal uitgevoerde transacties per dag of output per medewerker. Stel dat je een deel van het werk automatiseert, dan kan je team in dezelfde tijd meer werk verzetten. Door dit in een KPI vast te leggen, bijvoorbeeld orders verwerkt per uur, laat je zien dat je capaciteit is gegroeid zonder extra personeel. Dit geeft inzicht in de schaalvoordelen van automatiseren.

Automatiseren met de klant in gedachten

Sommige automatiseringen hebben direct invloed op de klant. Denk aan een geautomatiseerd systeem dat sneller offertes uitbrengt of een webshop-proces dat realtime voorraad bijwerkt. KPI’s om hier te koppelen zijn bijvoorbeeld klanttevredenheidsscores (zoals NPS of klantbeoordelingen) of responstijd op klantverzoeken. Een kortere wachttijd of een snellere levering dankzij automatisering zal zich vertalen in tevredenere klanten en dat kun je meten. Zo maak je inzichtelijk dat automatisering niet alleen intern iets oplevert, maar ook extern waardering krijgt.

Natuurlijk zijn er nog meer KPI’s te bedenken, zoals compliance (voldoet het proces na automatisering beter aan de regels?) of medewerkerstevredenheid (vinden werknemers hun werk prettiger nu saaie klusjes zijn geautomatiseerd?). Het belangrijkste is dat je KPI’s kiest die direct verband houden met het doel van je automatiseringsproject.

Vermijd het meten van zinloze zaken. De verleiding kan bijvoorbeeld zijn om te tellen hoeveel processen je hebt geautomatiseerd, maar dat cijfer op zich zegt niets over de kwaliteit of winst. Kies in plaats daarvan indicatoren die de echte impact weergeven.

Zo koppel je in 5 stappen KPI’s aan je automatiseringsproject

Je weet inmiddels waarom meten essentieel is bij automatisering en welke soorten KPI’s je kunt inzetten om resultaat inzichtelijk te maken. Maar tussen weten wat belangrijk is en het ook daadwerkelijk toepassen zit vaak nog een gat. Want hoe pak je het koppelen van KPI’s aan een automatiseringsproject concreet aan en hoe zorg je ervoor dat je niet alleen maar meet om het meten, maar echt de juiste gegevens boven tafel haalt?

Daar komt een gestructureerde aanpak bij kijken. Hieronder nemen we je stap voor stap mee in hoe je dat aanpakt: van het formuleren van het doel tot het delen van de meetresultaten. Zo zorg je ervoor dat je automatisering geen black box wordt, maar een concreet verhaal dat onderbouwd wordt door cijfers en impact.

Stap 1: Definieer het doel van automatisering

Leg eerst glashelder vast waarom je dit proces wilt automatiseren en wat je ermee hoopt te bereiken. Zoek het achterliggende bedrijfsdoel. Wil je kosten reduceren, de klantbeleving verbeteren of bijvoorbeeld tijd vrijmaken voor je team zodat ze aan innovatie kunnen werken?

Een concreet doel (zoals “we willen de doorlooptijd van facturatie halveren”) is de basis. Dit doel helpt je niet alleen om collega’s te overtuigen, maar ook om in de volgende stap de juiste KPI’s te kiezen.

Stap 2: Kies 1–2 KPI’s per proces

Bepaal per automatiseringsproject één of hooguit twee KPI’s die het beste aangeven of je doel behaald wordt. Waarom zo weinig? Als je tien indicatoren gaat bijhouden, zie je door de bomen het bos niet meer.

Stel je automatiseert het facturatieproces met als doel tijdswinst. Je zou dan kunnen kiezen voor KPI’s als “verstreken tijd van factuur aanmaken tot betaling” en “aantal facturen per medewerker per week”. Meer dan dat is waarschijnlijk niet nodig. Ga voor de meetpunten die er écht toe doen en direct gelinkt zijn aan je doel. Dit houdt iedereen gefocust en de meetinspanning behapbaar.

Stap 3: Meet de nulmeting voor automatisering

Voordat je de nieuwe automatisering invoert, verzamel je de huidige cijfers: de nulmeting. Deze meting geeft antwoord op de vraag “hoe presteren we nu op de gekozen KPI’s, zonder automatisering?” Het is essentieel om dit startpunt te kennen.

Als je bijvoorbeeld de foutmarge wilt verlagen met automatisering, moet je eerst weten hoeveel fouten er nu optreden (bijvoorbeeld 5 fouten per 100 orders). Zo’n nulmeting geeft je een objectieve basis om later op terug te vallen. Veel teams slaan deze stap over in de haast om te implementeren, maar dan heb je straks geen idee hoeveel winst je daadwerkelijk hebt behaald. Begin dus altijd met een schets van de huidige situatie in cijfers.

Stap 4: Automatiseer en meet opnieuw

Nu voer je de automatisering door en laat je het systeem een poosje draaien. Geef mensen de tijd om aan de nieuwe werkwijze te wennen indien nodig. Na implementatie ga je dezelfde KPI’s weer meten over een vergelijkbare periode als de nulmeting. Dit is het moment van de waarheid: je kunt nu direct vergelijken.

Is de doorlooptijd inderdaad gedaald van 5 dagen naar 2 dagen? Is het aantal fouten per 100 orders gezakt naar bijna nul? Meet zo objectief mogelijk, het liefst met harde data uit je systemen. Mochten de resultaten tegenvallen, dan is dat óók waardevolle informatie. Misschien moet je de automatisering bijsturen of lag het probleem ergens anders. Vaak zie je echter mooie verbeteringen. Die wil je zwart-op-wit hebben, zodat je het succes kunt vieren en delen.

Stap 5: Visualiseer en deel de resultaten

Cijfers komen pas tot leven als je ze inzichtelijk maakt. Zet de voor- en na-metingen om in een duidelijke visual: een grafiek, een tabel of een infographic. Bijvoorbeeld een staafdiagram dat laat zien hoeveel uur werk er is bespaard door automatisering, of een voor/na-vergelijking van foutpercentages.

Deel deze resultaten met je team en met het management. Dit zorgt voor overzicht en houdt iedereen betrokken. Mensen vinden het motiverend om te zien wat hun inspanningen hebben opgeleverd. Bovendien maken visualisaties complexe data behapbaar; een lijn die scherp omlaag gaat (minder fouten!) of omhoog schiet (meer output!) vertelt een krachtig verhaal. Vergeet niet om ook te bespreken wat de cijfers betekenen: waarom zijn ze belangrijk en welke volgende stappen komen voort uit deze inzichten? Zo wordt KPI-gedreven automatisering een gedeeld succes binnen de organisatie.

Checklist voor KPI’s bij automatisering: Dit mag je niet vergeten

Gebruik onderstaande checklist om zeker te weten dat je niets over het hoofd ziet bij het koppelen van KPI’s aan een automatiseringsproject. Het lijkt misschien een kleine stap, maar deze controlepunten maken het verschil tussen een project dat ‘wel ergens iets oplevert’ en een traject waarvan je zwart-op-wit kunt aantonen wat het concreet heeft bijgedragen. Zie het als een reality check voordat je verdergaat: heb je alles helder, meetbaar en gedeeld? Dan ben je klaar om écht grip te krijgen op de impact van je automatisering.

• Helder doel: Is er voor het automatiseringsproject een concreet en relevant doel gedefinieerd?
• Passende KPI’s: Zijn er 1 á 2 KPI’s gekozen die direct aansluiten op het doel en het succes definiëren?
• Nulmeting gedaan: Is de huidige situatie (voor automatisering) in meetbare cijfers vastgelegd als nulmeting?
• Meetmethode en frequentie: Is duidelijk hoe en hoe vaak de gekozen KPI’s gemeten worden tijdens en na de implementatie?
• Visualisatie van data: Is er een plan om de resultaten inzichtelijk te maken (bijvoorbeeld via een dashboard, rapportage of grafiek) zodat iedereen ze begrijpt?
• Communicatie en evaluatie: Worden de KPI-resultaten gedeeld met het team en besproken om te bepalen of bijsturing nodig is?

Loop deze lijst langs bij elk nieuw automatiseringsproject. Zo borg je dat “meten is weten” niet bij mooie woorden blijft, maar in de praktijk wordt gebracht.

KPI’s zonder impact? Dit zijn de valkuilen die je wil vermijden

Hoewel de meeste managers het belang van meten wel onderschrijven, gaan er in de praktijk toch nog vaak dingen mis bij het koppelen van automatisering aan KPI’s. Hieronder enkele veelgemaakte fouten waar je voor wilt oppassen:

Geen duidelijk doel formuleren

Een automatiseringsproject starten zonder kristalhelder doel en bijbehorende KPI is vragen om problemen. Je automatiseert dan “om het automatiseren”, zonder te weten welk resultaat je nastreeft. Dit komt helaas vaak voor. Zorg dus altijd dat je van tevoren weet waarom je automatiseert en hoe succes eruitziet, anders kun je het ook niet meten.

Te veel (of ongerichte) KPI’s kiezen

Meer is niet altijd beter. Soms wil men elk aspect in cijfers vatten en eindigt men met een doolhof aan KPI’s. Het gevaar is dat niemand meer begrijpt waarop gestuurd moet worden.

Een variant hiervan is de verkeerde KPI’s kiezen: de verleiding bestaat om te meten wat makkelijk te meten is (bijvoorbeeld het aantal e-mails dat een nieuw systeem verstuurt), in plaats van wat belangrijk is (zoals de tijd die je bespaart of de omzetstijging die het oplevert). Kies kwaliteit boven kwantiteit: één goede KPI die echt relevant is, zegt meer dan tien vage statistiekjes.

Vergeten een nulmeting uit te voeren

Je bent enthousiast van start gegaan en de automatisering draait, maar je realiseert je te laat dat je geen uitgangswaarden hebt gemeten. Zonder nulmeting kun je niet aantonen hoeveel verbetering er is. Dit is een klassieke fout. Gelukkig is het makkelijk te voorkomen door er standaard een moment voor in te bouwen aan het begin van elk project. Liever een dag extra kwijt aan meten vooraf, dan achteraf met lege handen staan als iemand vraagt wat het proces eigenlijk heeft opgeleverd.

Data hebben maar er niets mee doen

Soms worden KPI’s braaf gemeten en gerapporteerd, maar vervolgens verdwijnt het rapport in een la. Het doel van KPI’s is actie. Als bijvoorbeeld blijkt dat de beoogde verbetering niet is behaald, moet je daarop inspelen: zoek naar de oorzaak en stuur bij.

Of deel die kennis als de resultaten juist uitstekend zijn en veranker de nieuwe werkwijze in de organisatie. Niets doen met de uitkomsten is zonde van de meetinspanning en werkt demotiverend voor het team. Zorg dat er opvolging is: KPI’s moeten leiden tot besluiten of verbeteracties.

Onvoldoende communicatie en draagvlak

KPI’s en metingen kunnen weerstand oproepen als mensen niet begrijpen waarom ze gemeten worden. Een fout die geregeld gemaakt wordt, is om resultaten niet of nauwelijks te communiceren. Hierdoor missen collega’s de context (“Wat betekenen deze cijfers eigenlijk?”) en verdwijnt het draagvlak.

Het is belangrijk om iedereen die betrokken is mee te nemen in het verhaal: leg uit welke KPI’s je volgt en waarom, en bespreek samen de uitkomsten. Zo voorkom je dat KPI’s als een controlemiddel voelen en stimuleer je juist dat het hele team eigenaarschap neemt over de verbetering.

Vermijd deze valkuilen door bewust en doordacht met KPI’s om te gaan. Blijf scherp op wat je meet en waarom je het meet. Vergeet niet dat KPI’s hulpmiddelen zijn om succes inzichtelijk te maken. Ze staan in dienst van je doelen, niet andersom.

Maak van je automatisering een succesverhaal in cijfers

Automatisering koppelen aan KPI’s klinkt misschien als extra werk, maar het levert juist rust en duidelijkheid op. Je weet precies wat al die slimme tools en systemen opleveren en kunt successen aantonen met harde cijfers. Dat maakt het makkelijker om beslissingen te nemen en volgende stappen te plannen. Meten is weten, zeker als het gaat om het laten groeien van je bedrijf op een onderbouwde manier.

Klaar om automatisering meetbaar te maken? Wij helpen je op weg! Neem contact met ons op. Dan kijken we samen waar je het meeste winst haalt.