Zo automatiseer je repetitief werk en maak je ruimte voor groei

Steeds hetzelfde liedje: Repetitieve processen uitgelegd

Repetitieve processen zijn terugkerende werkzaamheden die telkens op dezelfde manier worden uitgevoerd. Vaak gaat het om handmatige taken of routinematige stappen waarvoor je geen ingewikkelde beslissingen hoeft te nemen. Iedere afdeling heeft wel zulke klussen: van administratief werk zoals gegevens invoeren en bestanden verplaatsen tot het beantwoorden van veelgestelde vragen aan de klantenservice. 

Omdat iedere uitvoering vrijwel identiek is aan de vorige, voelt het voor mensen al snel alsof ze op de automatische piloot werken. Vaak worden zulke klussen gelaten geaccepteerd als ‘nu eenmaal onderdeel van het werk’, terwijl het eigenlijk veel slimmer kan.

Juist omdat deze taken zo voorspelbaar en structureel zijn, lenen ze zich uitstekend voor automatisering. Een computerprogramma of script kan immers moeiteloos dezelfde handeling keer op keer foutloos herhalen, iets waar wij mensen na de zoveelste herhaling slordig van kunnen worden. 

Door repetitieve processen te automatiseren bespaar je niet alleen tijd, maar verminder je ook fouten en vergroot je de consistentie in je bedrijfsvoering. Bovendien raakt je team minder verveeld met saaie klussen en komt er ruimte vrij voor uitdagender werk dat meer denkwerk of creativiteit vraagt.

Zo herken je zelf repetitieve processen

Voordat je ook maar één tool kiest of proces automatiseert, is het essentieel om eerst scherp te krijgen waar in je organisatie de meeste tijd verloren gaat. Dat vraagt om een praktische, gestructureerde aanpak: kijken wat er echt gebeurt, vastleggen waar het wringt en beoordelen welke taken geschikt zijn voor automatisering. De onderstaande stappen helpen je om die analyse concreet en doelgericht aan te pakken.

Observeer je team

Neem eerst de tijd om goed te kijken wat er allemaal gebeurt binnen je team of bedrijf. Loop eens een ochtend mee met verschillende afdelingen en observeer welke taken mensen herhaaldelijk uitvoeren.

Noteer waarbij medewerkers zuchten dat ze “alweer dit of dat” moeten doen, of waar je ziet dat ze veel knip-en-plakwerk hebben. Door actief te kijken en te luisteren op de werkvloer krijg je al snel een beeld van terugkerende routines die schreeuwen om efficiëntere oplossingen.

Breng routinetaken in kaart

Vervolgens is het zaak om deze repetitieve werkzaamheden systematisch in kaart te brengen. Maak bijvoorbeeld een inventarisatielijst van alle routinetaken die je bent tegengekomen, idealiter met vermelding van hoe vaak ze voorkomen (dagelijks, wekelijks, maandelijks) en hoeveel tijd ze ongeveer kosten. Betrek ook je team bij deze “repetitie-inventarisatie”: vraag iedereen welke klussen zij telkens opnieuw uitvoeren en waar ze het meeste tijd aan kwijt zijn.

Al deze informatie levert een duidelijk overzicht op van waar de grootste efficiëntiewinst te behalen valt. Door soortgelijke taken te groeperen (bijvoorbeeld per afdeling of type activiteit) zie je snel waar het meeste dubbel werk zit.

Bepaal het automatiseringspotentieel

Met de lijst van repetitieve taken in de hand kun je gaan bepalen welke processen in aanmerking komen voor automatisering. Kijk kritisch naar elke taak: is er een vast patroon of duidelijke regels die steeds gevolgd worden? 

Zo ja, dan is de kans groot dat er een technische oplossing voor bestaat. Omgekeerd kun je taken die maar zelden voorkomen of waar juist veel mensenkennis bij komt kijken beter (voorlopig) laten voor wat ze zijn, zodat je je focust op de echte quick wins. 

Bepaal ook de potentiële impact: hoeveel tijd zou je besparen als dit automatisch ging, en hoeveel fouten zouden er mee voorkomen kunnen worden? Prioriteer de ‘quick wins‘: taken die relatief eenvoudig te automatiseren zijn, maar wel veel tijdswinst opleveren. Op die manier boek je snel resultaat en creëer je draagvlak binnen het team voor verdere automatisering.

Slim automatiseren zonder programmeerkennis

Als je weet welke processen je wilt aanpakken, is de volgende stap om ze daadwerkelijk te automatiseren. Maar hoe pak je dat slim aan zonder zelf te hoeven programmeren of je IT-afdeling om hulp te vragen?

Gelukkig zijn er tegenwoordig veel laagdrempelige tools en technieken beschikbaar waarmee je zelf aan de slag kunt. Hieronder enkele strategieën om zonder diepgaande technische kennis toch maximaal te profiteren van automatisering.

Start met no-code workflow-automatisering

Je hoeft geen software ontwikkelaar te zijn om processen te automatiseren. Er bestaan allerlei zogeheten no-code platforms waarmee je door middel van klik-en-sleep interfaces simpele workflows kunt bouwen. Denk aan tools als Zapier, Make (voorheen Integromat) of Microsoft Power Automate, die verschillende apps aan elkaar koppelen. Vaak bieden zulke platforms ook kant-en-klare sjablonen voor veelvoorkomende workflows, zodat je niet telkens het wiel opnieuw hoeft uit te vinden. 

Je kunt bijvoorbeeld instellen dat wanneer een klant een online formulier invult, de gegevens automatisch in je CRM terechtkomen en je een notificatie krijgt zonder dat je zelf een regel code schrijft. Begin klein en automatiseer eerst een eenvoudig proces met zo’n tool, zodat je feeling krijgt met hoe het werkt. Succeservaringen geven je het vertrouwen om daarna complexere taken aan te pakken.

AI als digitale collega

Kunstmatige intelligentie kan tegenwoordig heel eenvoudig dienen als je persoonlijke assistent. AI-tools kunnen repetitieve cognitieve taken uit handen nemen, zoals het sorteren van binnenkomende e-mails, het beantwoorden van veelgestelde vragen of het samenvatten van lange teksten. Zo zou je een AI-chatbot kunnen inzetten als eerste aanspreekpunt voor klantvragen, zodat routinevragen automatisch worden afgehandeld en jij je alleen op de ingewikkelde gevallen hoeft te richten. 

Ook voor interne taken kun je AI inschakelen. Denk aan een systeem dat met OCR-technologie en machine learning belangrijke gegevens uit binnenkomende facturen haalt en ze direct in je boekhoudsysteem invoert.

Maak je financiële processen zelfsturend

Financiële administratie zit vol terugkerende processen, dus dit is een dankbaar gebied om te automatiseren. Maak gebruik van de mogelijkheden in je boekhoudsoftware: veel pakketten kunnen bijvoorbeeld periodieke facturen automatisch uitsturen of betalingen koppelen aan facturen zodra het geld binnenkomt. Stel automatische betalingsherinneringen in, zodat klanten bij een openstaande factuur na een bepaalde tijd automatisch een vriendelijk mailtje krijgen.

Ook declaraties en bonnetjes verwerken kan sneller: met scan-en-herken functionaliteit worden bonnen automatisch uitgelezen en geboekt, zodat je niet langer handmatig alles hoeft over te tikken.

Nooit meer achter taken aanzitten

Niet alleen op financieel gebied kun je automatiseren, ook op het vlak van communicatie en taakbeheer is veel winst te behalen. In plaats van handmatig achter mensen aan te mailen of taken na te bellen, kun je systemen gebruiken die dit voor je doen. Gebruik bijvoorbeeld een projectmanagement-tool of CRM die automatische herinneringen stuurt voor belangrijke deadlines of opvolgacties.

Heeft een klant na een offerte twee weken niets laten horen? Dan kan er automatisch een opvolgmail de deur uitgaan. Door dit soort herinneringen en follow-ups te automatiseren, zorg je dat niets of niemand tussen wal en schip raakt, zonder dat jij er telkens zelf achteraan hoeft.

Checklist: Zo herken je een automatiseerbaar proces

Niet elk proces leent zich direct voor automatisering. Met onderstaande checklist kun je snel beoordelen of een taak of proces een goede kandidaat is. Hoe vaker je ‘ja’ kunt antwoorden, hoe groter de kans dat automatisering zinvol en haalbaar is.

1. Het proces is voorspelbaar
   De stappen verlopen telkens op dezelfde manier en volgen een vast patroon.
2. Het komt regelmatig terug
   Het proces vindt dagelijks, wekelijks of maandelijks plaats en is geen eenmalige uitzondering.
3. Het is regelgebaseerd
   De handelingen zijn gebaseerd op duidelijke regels en vereisen weinig creativiteit of menselijk oordeel.
4. Het kost relatief veel tijd
   Medewerkers zijn er structureel veel tijd aan kwijt, zeker in verhouding tot de toegevoegde waarde.
5. Het zorgt voor frustratie of fouten
   Het proces voelt als ‘moeten’, leidt tot zuchten of vergroot de kans op menselijke fouten.
6. Er bestaan technische oplossingen
   Er zijn tools, software of no-code/AI-oplossingen beschikbaar die (delen van) dit proces kunnen overnemen.

Voldoe je aan meerdere van deze punten, dan heb je zeer waarschijnlijk een proces te pakken dat zich uitstekend leent voor automatisering.

Tijd om repetitief werk los te laten

Repetitieve processen zijn er in elk bedrijf, maar dat betekent niet dat je erin hoeft te blijven hangen. Door ze bewust te signaleren, kritisch te analyseren en stap voor stap te automatiseren, kun je veel meer rust, ruimte en efficiëntie creëren in je organisatie. En dat zonder direct consultants in te huren of ingewikkelde IT-trajecten op te tuigen. Met slimme tools, AI-assistenten en een praktische aanpak kun je zelf al grote stappen zetten richting schaalbare groei.

Ben je klaar om die eerste stappen te zetten en tijd vrij te maken voor belangrijker werk? Wij helpen je graag om automatisering slim en effectief aan te pakken. Plan een vrijblijvend kennismakingsgesprek met een van onze experts. Zo ontdek je snel waar in jouw organisatie de grootste kansen liggen.