Als code jouw bedrijfslogica begrijpt: Zo bouw je software die jouw manier van werken volgt

Zo vertaal je je werkwijze naar werkende software

Je weet nu waarom het zo belangrijk is dat je bedrijfsproces goed wordt vertaald naar software, want alleen dan krijg je een platform dat écht werkt voor jou en je team. Maar hoe pak je dat concreet aan?

Het omzetten van dagelijkse werkwijzen in digitale logica is geen droge technische oefening, maar een ontdekkingsreis: je leert je eigen organisatie beter kennen, legt impliciete regels bloot en ziet vaak verrassend eenvoudig waar zaken slimmer kunnen.

Om je op weg te helpen, vind je hieronder vijf praktische stappen om je bedrijfslogica stap voor stap om te zetten in een platform dat logisch voelt, prettig werkt en met je meegroeit.

1. Breng je proces in kaart

Begin bij de basis: maak inzichtelijk hoe je huidige proces van A tot Z loopt. Dit hoeft geen kunstwerk te zijn. Een schets op papier of een simpele flowchart volstaat.

Het gaat erom dat je elke stap, beslissing en taak noteert. Betrek hier verschillende collega’s bij, van management tot de medewerkers op de werkvloer. Zij kunnen uit eigen ervaring vertellen waar het proces soepel loopt en waar niet. Door samen het proces in kaart te brengen, krijg je een volledig beeld van de huidige situatie en eventuele knelpunten. Bovendien ontdek je zo vaak onnodige stappen of dubbele werkzaamheden die je kunt schrappen voordat je ze klakkeloos in software giet.

2. Ontdek je bouwstenen

Kijk naar je proces en vraag jezelf af: over welke “dingen” gaat dit eigenlijk? In vrijwel elk bedrijf zijn er een paar kernobjecten, de belangrijkste begrippen waar alles om draait. Denk aan klanten, orders, producten, projecten, dossiers, noem maar op. Ter illustratie: in een webshop zijn bijvoorbeeld ‘klant’, ‘bestelling’ en ‘product’ kernobjecten. In een projectorganisatie gaat het om ‘project’, ‘medewerker’ en ‘taak’.

Al deze kernobjecten en hun onderlinge verbanden vormen samen de bouwstenen van je platform. Noteer welke objecten in jouw proces voorkomen en hoe ze zich tot elkaar verhouden. Een klant plaatst een order, een order bevat producten, een project heeft een planning, enzovoort. Dit noemen we ook wel het domeinmodel van je bedrijfslogica.

Door de kernobjecten en hun onderlinge relaties scherp te hebben, leg je de basis voor de datastructuur van de software. Het is alsof je de bouwstenen van je platform definieert. Veel misverstanden ontstaan doordat dit niet goed gebeurt. Ontwikkelaars kunnen nu eenmaal geen gedachten lezen. Als jij duidelijk aangeeft “dit zijn de belangrijke elementen in ons werk en zo horen ze samen te hangen”, kan de techniek daarop aansluiten. Het resultaat is een platform dat logisch in elkaar zit en aansluit bij hoe je denkt en praat over je werk.

3. Schrijf de spelregels op

In elk proces gelden er regels: soms keihard (“zonder geldig contract gaat de aanvraag niet door”), soms flexibel (“normaal gesproken volgt B na A, behalve als….”). Deze bedrijfsregels moeten expliciet op tafel komen voordat je gaat bouwen.

Schrijf alle if-then scenario’s en voorwaarden op. Wees hierbij zo concreet mogelijk: hoeveel dagen is een offerte geldig? Wie mag iets goedkeuren? Wat gebeurt er als product X niet op voorraad is? Door dit soort vragen te beantwoorden en de regels centraal te documenteren, voorkom je dat belangrijke logica in hoofden van mensen verborgen blijft.

Loop je processtappen (uit stap 1) na en bedenk bij elke stap welke besluiten of controles daar plaatsvinden. Leg vast wat er moet gebeuren in elk mogelijk geval. Dit lijkt misschien veel werk, maar je ontwikkelteam zal je dankbaar zijn. Ze kunnen nu zwart-op-wit zien welke uitkomsten gewenst zijn. Bovendien voorkomt het dat je later voor verrassingen komt te staan (“O ja, als de klant uit België komt, moeten we een aparte berekening doen!”). Met duidelijke bedrijfsregels kan de software gebouwd worden als een trouwe uitvoerder van je spelregels.

4. Maak het tastbaar

Nu je proces en regels helder zijn, is het tijd voor de vertaalslag naar de software zelf. Neem elke stap uit je proces en bedenk hoe je processen wil ondersteunen met software. Stel, een stap is “verkoper maakt een offerte op en stuurt die ter goedkeuring”. Dan heb je in het platform functionaliteit nodig om offertes aan te maken en een manier om ze te laten goedkeuren (bijvoorbeeld een notificatie naar de manager met een goedkeurknop in de interface).

Loop alle stappen op die manier na en beschrijf welke functie of welk scherm daarvoor nodig is. Denk vanuit de gebruiker: wat moet hij of zij kunnen zien of doen op dat moment? Dit is ook het moment om na te denken over de gebruikersinterface (UI) en ervaring (UX). Een goede vuistregel: houd het zo eenvoudig mogelijk. Iedere processtap die de gebruiker moet uitvoeren, wil je in de software zo duidelijk en prettig mogelijk maken. Hier is een beetje creativiteit welkom. Soms kun je twee aparte handelingen uit het proces combineren in een enkel scherm, of je realiseert je juist dat een bepaalde stap helemaal automatisch kan gebeuren zonder dat een gebruiker iets hoeft te doen. Door je processtappen een-op-een te koppelen aan functies en schermen, bouw je een platform dat daadwerkelijk het werk ondersteunt in plaats van extra werk creëert.

Probeer in deze fase ook wireframes of schetsen te maken van hoe bepaalde schermen eruit moeten zien. Dat maakt je ideeën tastbaar en bespreekbaar.