Sender Policy Framework (SPF)

Hoe werkt de controle in de praktijk?

Wanneer je een e-mail verstuurt naar een klant, kijkt de computer van die klant (zoals Gmail of Outlook) direct achter de schermen op jouw openbare gastenlijst. Staat het systeem dat de mail heeft verzonden netjes op jouw lijst? Dan krijgt de e-mail groen licht en komt deze veilig aan in de inbox van de klant. Staat de verzender er niet op? Dan weet de computer van de ontvanger direct dat er iets mis is en wordt de e-mail uit voorzorg geblokkeerd of naar de spammap gestuurd

Waarom is dit zo belangrijk?

Zonder deze gastenlijst kan iedereen met een beetje computerkennis zomaar een e-mail versturen die eruitziet alsof hij van jouw bedrijf komt. Dit heet e-mail fraude of phishing. Criminelen misbruiken dan jouw goede naam om nepmails naar klanten te sturen. Met een SPF-lijst voorkom je dit misbruik.

Daarnaast zijn grote e-mailbedrijven zoals Google en Microsoft tegenwoordig heel streng. Als je deze gastenlijst niet goed hebt ingesteld, vertrouwen ze je e-mails sowieso niet meer. Je gewone facturen en nieuwsbrieven komen dan simpelweg niet meer aan bij je klanten.

De twee belangrijkste regels

Als je met deze gastenlijst aan de slag gaat, hoef je eigenlijk maar op twee dingen te letten:

• Er mag maar één lijst zijn: Dit is de meest gemaakte fout. Ondernemers maken vaak per bedrijf een nieuwe lijst aan (één voor Google, één voor ActiveCampaign, enzovoort). Dat mag niet. Je moet alle partijen die je gebruikt altijd samenvoegen op één enkele regel.
• Maak de lijst niet te lang: Je mag maximaal 10 verschillende bedrijven of verwijzingen op je lijst hebben staan. Wordt de lijst langer, dan stopt de computer van de ontvanger met controleren en wordt je mail alsnog geweigerd. Hou het dus overzichtelijk en haal oude systemen die je niet meer gebruikt direct weg.

De finishing touch: DKIM en DMARC

Hoewel de SPF-gastenlijst een geweldige eerste stap is, werkt hij in de praktijk nooit alleen. Om je e-mails écht 100% veilig te versturen, combineer je SPF altijd met twee andere gratis technieken: DKIM (Domain Keys Identified Mail) en DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting, and Conformance).

Waar SPF controleert wie de mail verstuurt, zet DKIM een onzichtbare, digitale handtekening onder de inhoud van je mail. Hierdoor weet de ontvanger zeker dat er onderweg niet met de tekst of de bijlagen is geknoeid. DMARC is vervolgens de baas die de regels handhaaft: deze techniek vertelt de computer van de ontvanger exact wat hij moet doen met een mail die niet door de SPF- of DKIM-keuring komt, bijvoorbeeld direct weigeren of in de spambox plaatsen. Samen vormen ze het ultieme gouden trio voor een veilige inbox.